Alle Infos zur E-Rechnungspflicht in Deutschland

Wussten Sie, dass die Papierrechnung in Deutschland bald Geschichte sein könnte? Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Kraft. Für viele Unternehmen bedeutet das eine große Umstellung. Doch keine Sorge: Wir zeigen Ihnen, wie Sie die neuen gesetzlichen Anforderungen meistern und dabei sogar Ihre Prozesse optimieren.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Stichtag: Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht für B2B-Geschäfte.
• Empfang: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
• Ausnahmen: Es gelten Übergangsfristen für bestimmte Umsätze und Rechnungsarten.
• Lösung: Eine konforme Software ist jetzt unverzichtbar.

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1 | Warum wird die E-Rechnung Pflicht?

Die EU macht ernst mit der Digitalisierung. Die E-Rechnungspflicht setzt die EU-Norm CEN 16931 um und verfolgt klare Ziele: weniger Bürokratie, mehr Transparenz.

Durch strukturierte elektronische Daten werden Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Kosten gesenkt. Gleichzeitig hilft die E-Rechnung im Kampf gegen den Umsatzsteuerbetrug und ebnet den Weg für einen harmonisierten digitalen Binnenmarkt. Die automatisierte Verarbeitung spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch die Fehlerquote bei der manuellen Eingabe erheblich.

Die Entwicklung der E-Rechnungs-Pflicht

• 2014: Die EU-Richtlinie 2014/55/EU startet die Initiative im B2G-Bereich (Business-to-Government).
• 2017: Deutschland setzt die Richtlinie mit der E-Rechnungsverordnung (ERechV) um.
• 2019: Italien führt als Vorreiter die Pflicht für B2B ein.
• 2020: Deutsche Behörden verlangen E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen.
• 2025: Der Startschuss für die flächendeckende B2B-Pflicht in Deutschland fällt.
• 2028: Die Übergangsphase endet; die E-Rechnung ist alternativlos für Empfang und Versand.

2 | Test: Gilt die E-Rechnungs-Pflicht für mich?

Sind Sie im B2B-Bereich tätig? Dann lautet die Antwort höchstwahrscheinlich: Ja.

Egal ob Kleinunternehmer, Freiberufler oder Konzern – wer Rechnungen an andere Unternehmen stellt, ist betroffen. Zunächst gilt die Pflicht primär für den Empfang. Sie müssen in der Lage sein, digitale Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

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3 | Fristen und Ausnahmen im Detail

Rom wurde nicht an einem Tag erbaut, und auch die E-Rechnung kommt stufenweise. Während der Empfang ab sofort Pflicht ist, gelten für den Versand folgende Fristen:

• Bis 31.12.2026: Papierrechnungen sind übergangsweise noch für alle Unternehmen erlaubt.
• Bis 31.12.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.
• Ab 01.01.2028: Die E-Rechnung ist für alle Unternehmen im B2B-Bereich uneingeschränkt verpflichtend.

Wer ist befreit?

Keine Regel ohne Ausnahme. Folgende Fälle fallen (vorerst) nicht unter die Pflicht:

• Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C).
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

4 | So setzen Sie die Pflicht einfach um

Die Technik wirkt komplizierter, als sie ist. Entscheidend ist das richtige Format. Normale PDFs reichen in Zukunft nicht mehr aus.

• XRechnung: Ein reines XML-Format. Es ist ideal für die maschinelle Verarbeitung, aber für das menschliche Auge schwer lesbar.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format. Es kombiniert ein visuelles PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. So bedienen Sie Mensch und Maschine gleichermaßen.

Checkliste für Ihre Software

Achten Sie bei der Wahl Ihrer Buchhaltungssoftware auf diese vier Punkte:

1. Kompatibilität: Unterstützt sie XRechnung und ZUGFeRD?
2. Rechtskonformität: Werden alle Pflichtfelder und Archivierungsregeln (GoBD) eingehalten?
3. Schnittstellen: Lässt sie sich nahtlos in Ihr bestehendes ERP-System integrieren?
4. Usability: Ist sie einfach zu bedienen, damit der Umstieg reibungslos gelingt?

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5 | Blick über die Grenzen

Deutschland zieht nach, was andere vormachen. In Italien läuft die E-Rechnung seit Jahren erfolgreich über das zentrale System "Sistema di Interscambio" (SDI). Auch Frankreich führt ab 2024 schrittweise die Pflicht ein.

Die Richtung ist klar: Die EU arbeitet intensiv an der Initiative "VAT in the Digital Age" (ViDA). Das langfristige Ziel sind Echtzeit-Meldungen von Umsätzen über Grenzen hinweg, um Steuerbetrug effektiv zu bekämpfen. Wer jetzt modernisiert, spart sich später den Stress bei der internationalen Expansion.

6 | Unser Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist kein bürokratisches Monster, sondern eine Chance zur Digitalisierung. Digitale Prozesse sparen Zeit, Geld und Papier.

Warten Sie nicht bis zur letzten Sekunde. Nutzen Sie die Übergangsfristen, um Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen und von effizienteren Abläufen zu profitieren.

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