E-Rechnung prüfen: typische Fehler vor dem Versand

Eine heruntergeladene Datei kann sich öffnen lassen und trotzdem fehlerhafte Rechnungsdaten enthalten. Vor dem Versand sind deshalb drei Fragen sinnvoll: Ist die Datei im benötigten Format aufgebaut? Sind die Pflichtangaben vollständig? Stimmen Leistung, Beträge und steuerliche Behandlung im konkreten Fall?

1. Ein einfaches PDF mit einer E-Rechnung verwechseln

Eine per E-Mail verschickte PDF-Datei ist nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung. Prüfen Sie, ob strukturierte Daten vorhanden sind und welches Format der Empfänger erwartet. Bei einem hybriden ZUGFeRD-Dokument müssen die eingebetteten XML-Daten zusätzlich zur sichtbaren PDF-Ansicht betrachtet werden.

Der Generator erzeugt ein PDF mit eingebettetem XML. Eine erfolgreiche Dateierzeugung belegt keine erfolgreiche Normvalidierung. Ein separater XRechnung-Export steht nicht zur Verfügung. Der Formatvergleich hilft bei der Auswahl.

2. Pflichtangaben nur im sichtbaren PDF kontrollieren

Vergleichen Sie Aussteller, Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Steueridentifikation, Positionen und Summen. Die Prüfung sollte sich auf die strukturierten Daten erstrecken. Dass ein Formular die Eingabe akzeptiert, sagt nicht aus, dass alle rechtlich erforderlichen Angaben enthalten sind.

Für die Zuordnung von Pflichtangaben zu den strukturierten Feldern verweist das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 in Randnummern 8 und 9 auf eine Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD. Im Zweifel sollte die exportierte XML-Datei mit dieser fachlichen Zuordnung und den Empfängeranforderungen verglichen werden.

3. Die Leistung zu ungenau beschreiben

„Dienstleistung Oktober“ lässt Art und Umfang oft nicht ausreichend erkennen. Ein konkreteres Beispiel wäre „Überarbeitung von fünf Produktbeschreibungen für den Webshop, Leistungszeitraum 12. bis 16. Oktober 2026“. Die Beschreibung muss zum tatsächlichen Auftrag passen; der Beispielsatz ist kein universeller rechtssicherer Textbaustein.

Das BMF erläutert 2026 in Randnummern 10 bis 12, dass die Angaben im strukturierten Teil die Kontrollfunktion der Rechnung erfüllen müssen. Die Leistung muss identifizierbar und ihre steuerliche Behandlung nachvollziehbar sein. Nicht jedes Detail muss ausgeschrieben werden; zusätzliche Stundennachweise können unter den beschriebenen Voraussetzungen in einem eingebetteten Anhang stehen.

4. Netto, Brutto, Einheit und Steuer vermischen

Der Generator rechnet mit Nettoeinzelpreisen. Wer einen vereinbarten Bruttopreis als Nettopreis eingibt, erhöht den Rechnungsbetrag ungewollt. Beispiel: Zwei Einheiten zu 100 Euro netto ergeben bei im Beispiel zutreffenden 19 Prozent Umsatzsteuer 200 Euro netto, 38 Euro Steuer und 238 Euro brutto.

• Entsprechen Anzahl und Einheit tatsächlich der abgerechneten Leistung?
• Wurde ein Nettoeinzelpreis eingetragen und kein Bruttobetrag?
• Passt der Steuersatz zur Leistung und nicht nur zur Voreinstellung?
• Stimmen Positionsbeträge, Steuerbeträge, Gesamtsumme und vereinbarter Zahlbetrag überein?

Die Auswahl „0 Prozent“ ist kein Ersatz für eine korrekt codierte Steuerbefreiung. Für Kleinunternehmer und andere Sonderfälle fehlen diesem Formular zusätzliche Angaben. Lesen Sie dazu die Grenzen bei Kleinunternehmer-Rechnungen.

5. Technische Fehler mit steuerlichen Folgen gleichsetzen

Eine geeignete Validierung kann Format- und Geschäftsregeln prüfen. Das BMF unterscheidet im Schreiben vom 15. Oktober 2026, Randnummern 22 und 23, zwischen technischer und umsatzsteuerlicher Sicht: Ein Geschäftsregelfehler ist nicht automatisch ein Formatfehler. Er führt umsatzsteuerlich zu einem Inhaltsfehler, wenn er eine Pflichtangabe betrifft.

Das bedeutet weder, dass Validator-Meldungen ignoriert werden sollten, noch, dass jede technische Meldung automatisch den Vorsteuerabzug ausschließt. Lesen Sie die konkrete Meldung, prüfen Sie das betroffene Feld und klären Sie fachliche Fragen bei Bedarf mit Ihrer Steuerberatung. Eine fehlerfreie technische Prüfung kann umgekehrt nicht beweisen, dass die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde.

Prüfablauf vor jedem Versand

1. Das geforderte Format und den Versandkanal beim Empfänger klären.
2. Die Originaldatei mit einer geeigneten Visualisierung öffnen und die strukturierten Angaben kontrollieren.
3. Eine zum Format passende Validierung durchführen und Meldungen bearbeiten.
4. Die Datei mit Auftrag, Leistungsnachweis und eigenen Rechenwerten abgleichen.
5. Die versandte Originaldatei im eigenen Aufbewahrungsprozess sichern.

Wenn eine Rechnung bereits versendet wurde, ändern Sie nicht einfach unbemerkt nur Ihre lokale Kopie. Berichtigungen müssen nachvollziehbar sein. Besteht eine E-Rechnungspflicht, hat grundsätzlich auch die Berichtigung als E-Rechnung zu erfolgen; Einzelheiten nennt das BMF-Schreiben 2026 in Randnummern 20 und 21.

Quellen und Stand

Geprüft am 30. Oktober 2026: § 14 UStG, die BMF-FAQ, das oben verlinkte Schreiben vom 15. Oktober 2026 sowie die KoSIT-Informationen zu XRechnung. Technische und fachliche Prüfung ergänzen sich.