E-Rechnung für Kleinunternehmer und Freiberufler

Kleinunternehmer und Freiberufler sind keine zwei Gegensätze. „Freiberuflich“ beschreibt eine Art der Tätigkeit; „Kleinunternehmer“ eine umsatzsteuerliche Regelung. Eine freiberufliche Person kann Kleinunternehmer sein oder regulär Umsatzsteuer abrechnen. Für die E-Rechnung ist diese Unterscheidung wichtiger als die Berufsbezeichnung.

Kleinunternehmer: empfangen ja, verpflichtend ausstellen nein

Für Umsätze von Kleinunternehmern enthält § 34a UStDV eine Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Rechnungen können weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Bei einem elektronischen sonstigen Format wie einem einfachen PDF ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Die Ausnahme endet nicht automatisch mit den allgemeinen Übergangsfristen 2027 oder 2028.

Anders sieht es beim Empfang aus: Auch inländische Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Nach den BMF-FAQ reicht dafür grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Planen Sie zusätzlich, wie strukturierte Rechnungen geprüft, bei Bedarf visualisiert und als Originaldatei aufbewahrt werden.

Welche Angaben braucht eine Kleinunternehmer-Rechnung?

§ 34a UStDV nennt insbesondere die vollständigen Namen und Anschriften beider Seiten, eine zulässige steuerliche Identifikationsangabe des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt in einer Summe sowie den Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Die für Ihren Fall geltenden Vorgaben sollten Sie direkt in der Vorschrift nachlesen.

Ein Beispiel für den Hinweis lautet: „Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Der Hinweis muss zum tatsächlichen Steuerstatus passen. Es genügt nicht, einen regulär besteuerten Umsatz nach Belieben mit null Prozent auszuweisen. Wer zur Regelbesteuerung optiert hat, muss seine Behandlung entsprechend prüfen.

Warum die Auswahl „0 Prozent“ im Generator nicht genügt

Dieser Generator bietet Steuersätze für Positionen an. Eine Auswahl von 0 Prozent ergänzt aber weder automatisch den passenden Befreiungshinweis noch die zutreffende Steuerkategorie im strukturierten XML. Der vorhandene Code verwendet für Positionen die Standard-Steuerkategorie. Ein nullprozentiger Wert allein bildet die Kleinunternehmerregelung deshalb nicht vollständig ab.

Verwenden Sie den Download nicht ungeprüft als Kleinunternehmer-Rechnung. Wählen Sie für einen solchen Fall einen Prozess, der den Steuerbefreiungsgrund sowohl fachlich als auch im geforderten strukturierten Format korrekt abbildet. Der allgemeine Generator-Ablauf ist zum Verständnis hilfreich, ersetzt diese zusätzliche Unterstützung aber nicht.

Drei typische Fälle aus der Praxis

Freiberufliche Übersetzerin als Kleinunternehmerin: Sie stellt eine Rechnung an ein deutsches Unternehmen. Die Ausnahme für die Ausstellung kann greifen. Sie muss aber E-Rechnungen ihrer eigenen Lieferanten empfangen können. Ein einfaches PDF an den Kunden bleibt mit dessen Zustimmung möglich.

Freiberuflicher Berater mit Regelbesteuerung: Er ist allein wegen seiner freiberuflichen Tätigkeit nicht von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Bei inländischen B2B-Umsätzen sind die allgemeinen Regeln samt Übergangsfristen zu prüfen. Für 2027 kommt es bei der umsatzabhängigen Erleichterung auf den eigenen Gesamtumsatz 2026 an.

Kleinunternehmerin mit öffentlichem Auftrag: Die umsatzsteuerliche Ausnahme beantwortet nicht automatisch die Frage, ob der öffentliche Auftraggeber eine E-Rechnung verlangt. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 betont, dass umsatzsteuerliche und verwaltungsrechtliche Pflichten nebeneinander zu beachten sind. Klären Sie Format und Übermittlungsweg mit dem Auftraggeber.

Was Freiberufler vor 2027 prüfen sollten

1. Den eigenen Umsatzsteuerstatus klären: Kleinunternehmerregelung, Regelbesteuerung oder eine andere Steuerbefreiung?
2. Kunden unterscheiden: inländische Geschäftskunden, private Endkunden, öffentliche Auftraggeber oder Ausland?
3. Für regulär erfasste B2B-Umsätze die Fristen 2027 und 2028 prüfen.
4. Ein passendes Format und die erforderlichen Steuerangaben wählen; anschließend die fertige Datei technisch und sachlich kontrollieren.

Eine Berufsbezeichnung oder ein geringer Einzelrechnungsbetrag ersetzt diese Einordnung nicht. Für Kleinbetragsrechnungen gibt es eine eigenständige Ausnahme bis einschließlich 250 Euro Gesamtbetrag; sie ist von der Kleinunternehmerregelung zu unterscheiden.

Quellen und Stand

Geprüft am 30. Oktober 2026: § 34a UStDV, § 19 UStG, BMF-FAQ sowie das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Randnummern 24 und 25 zu öffentlichen Auftraggebern. Die Beispiele dienen der Orientierung und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.