E-Rechnung ohne Anmeldung erstellen: der Ablauf

Für einen einzelnen Rechnungsentwurf ist eine komplette Buchhaltungssoftware oft ein großer Einstieg. Mit dem kostenlosen Online-Generator lassen sich Angaben ohne Benutzerkonto eingeben und als PDF mit eingebettetem XML herunterladen. Eine Installation ist dafür nicht erforderlich. Der Download allein belegt allerdings noch keine technisch oder steuerlich korrekte E-Rechnung.

Vor dem Ausfüllen: passt der Generator zum Fall?

Der Generator ist ein Formular für Rechnungsdaten und Positionen. Er bietet keinen separaten XRechnung-XML-Export, kein Rechnungsarchiv und keine automatische Normvalidierung. Für Kleinunternehmer, Reverse Charge, steuerfreie Leistungen, Abschläge und Berichtigungen sind zusätzliche fachliche Angaben oder eigene Abläufe nötig. Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Fall mit den vorhandenen Feldern vollständig abgebildet werden kann.

Fragen Sie Ihren Kunden nach dem erwarteten Format und dem Versandkanal. Wird ausdrücklich eine XRechnung oder eine Leitweg-ID verlangt, genügt das hier heruntergeladene PDF nicht automatisch. Die Unterschiede erklärt der Formatratgeber zu ZUGFeRD und XRechnung.

Diese Angaben sollten bereitliegen

• Name und vollständige Anschrift von Aussteller und Empfänger.
• Die zutreffende Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.
• Eine im eigenen Rechnungssystem eindeutige Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.
• Liefer- oder Leistungsdatum sowie eine nachvollziehbare Leistungsbeschreibung.
• Menge, Einheit, Nettoeinzelpreis und die zutreffende umsatzsteuerliche Behandlung je Position.
• Die vereinbarten Zahlungsbedingungen und gegebenenfalls Bankdaten.

Die Pflichtangaben richten sich insbesondere nach § 14 Absatz 4 UStG. Das Formular kontrolliert nur einen Teil der Eingaben. Auch Felder, die das Formular technisch leer lässt, können im konkreten Fall rechtlich erforderlich sein.

In fünf Schritten zum prüfbaren Entwurf

1. Absender erfassen: Die Angaben müssen zu dem Unternehmen passen, das die Leistung abrechnet. Eine Kontaktperson ersetzt nicht den Namen des leistenden Unternehmens.
2. Empfänger eintragen: Übernehmen Sie die tatsächliche Rechnungsanschrift. Fragen Sie bei Unklarheiten nach, statt einen Handelsnamen als vollständige Anschrift zu behandeln.
3. Rechnungsdaten setzen: Der Generator schlägt eine Nummer vor. Ordnen Sie diese in Ihren eigenen Nummernkreis ein und kontrollieren Sie Rechnungs- und Leistungsdatum.
4. Positionen ergänzen: Beschreiben Sie die Leistung konkret. Kontrollieren Sie Menge, Einheit und Nettopreis, bevor Sie den Steuersatz auswählen.
5. Download prüfen: Lesen Sie das PDF und prüfen Sie zusätzlich die eingebetteten strukturierten Daten mit einer geeigneten Anwendung. Bewahren Sie die Originaldatei auf.

Beispiel für eine regulär besteuerte Dienstleistung

Ein Beratungsbetrieb rechnet zwei Stunden Prozessberatung für einen inländischen Geschäftskunden ab. Die Position könnte „Prozessberatung zur Auftragsabwicklung am 20.10.2026, zwei Stunden“ lauten. Bei 100 Euro Nettopreis je Stunde und im Beispiel zutreffenden 19 Prozent Umsatzsteuer ergeben sich 200 Euro netto, 38 Euro Steuer und 238 Euro brutto.

Das ist ein Rechenbeispiel, keine Vorgabe für den Steuersatz Ihrer Leistung. Prüfen Sie auch die Einheit: Zwei Beratungsstunden sollten nicht versehentlich als zwei Stück ausgewiesen sein. Eine vollständige Rechnung braucht darüber hinaus die übrigen Pflichtangaben.

Was „ohne Anmeldung“ hier bedeutet

Sie müssen kein Konto erstellen, um das Formular zu benutzen. Die eingegebenen Daten werden zur Verarbeitung an den Server übermittelt; die Dateierzeugung erfolgt serverseitig. „Ohne Anmeldung“ bedeutet deshalb nicht „nur lokal im Browser“. Der Generator ist keine Ablage für Ihre Buchhaltung. Sichern Sie einen benötigten Entwurf selbst und bewahren Sie fertige Originaldateien in Ihrem eigenen vorgesehenen System auf.

Verwenden Sie zum Ausprobieren fiktive Angaben. Vor einem echten Versand hilft die Prüfliste für häufige E-Rechnungsfehler. Ob überhaupt schon eine Ausstellungspflicht besteht, lässt sich im Fristenüberblick einordnen.

Quellen und Stand

Funktionsbeschreibung anhand des Generators und seines Quellcodes, geprüft am 30. Oktober 2026. Rechtliche Orientierung: § 14 UStG und die BMF-FAQ zur E-Rechnung, insbesondere zu Format, Validierung und Aufbewahrung.