ZUGFeRD-PDF oder XRechnung: welches Format passt?
Geprüft am . Allgemeine Orientierung; keine individuelle Steuerberatung.
„Bitte schicken Sie eine E-Rechnung“ legt noch nicht alle technischen Einzelheiten fest. Ein einfaches PDF ist etwas anderes als ein PDF mit strukturierten Rechnungsdaten. XRechnung und ZUGFeRD sind ebenfalls nicht austauschbare Dateinamen. Vor dem Erstellen sollte klar sein, was der Empfänger verarbeiten kann und welche zusätzlichen Angaben er verlangt.
Ein gewöhnliches PDF ist keine strukturierte E-Rechnung
Ein PDF kann eine Rechnung gut lesbar darstellen. Fehlen strukturierte Daten für die elektronische Verarbeitung, handelt es sich um eine sonstige Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Dass die Datei per E-Mail verschickt wird, macht daraus noch keine E-Rechnung.
Während der Übergangsfristen bis 2026 beziehungsweise 2027 können einfache PDFs unter den jeweiligen Voraussetzungen weiterhin möglich sein. Für elektronische sonstige Rechnungen ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Die Fristfrage und die Formatfrage sollten daher getrennt beantwortet werden.
ZUGFeRD: lesbares PDF mit eingebetteten Daten
ZUGFeRD verbindet in seiner hybriden Ausprägung ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Die XML-Daten ermöglichen die maschinelle Verarbeitung. Beide Darstellungen müssen inhaltlich zusammenpassen. Wer nur die PDF-Seiten betrachtet, hat die eingebetteten Daten noch nicht geprüft.
Nach den BMF-FAQ erfüllen die üblichen ZUGFeRD-Formate ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Formatvoraussetzungen, ausgenommen MINIMUM und BASIC-WL. Diese Einordnung eines Formats ist keine Garantie für jede mit einer Software erzeugte Einzeldatei: Pflichtangaben können fehlen, Werte falsch sein oder technische Regeln verletzt werden.
XRechnung: strukturierter Datensatz mit eigenen Regeln
XRechnung wird von KoSIT als Standard für elektronische Rechnungen beschrieben und konkretisiert die europäische Norm EN 16931 für Deutschland. Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. Zur menschenlesbaren Ansicht wird eine geeignete Visualisierung verwendet; ein gewöhnlicher PDF-Betrachter reicht für eine reine XML-Datei nicht aus.
Insbesondere öffentliche Auftraggeber können Vorgaben zum Format, zu Pflichtfeldern und zur Einreichungsplattform machen. Die Leitweg-ID dient bei Behörden der Zuordnung und Weiterleitung. Im normalen B2B-Bereich ist nach den BMF-FAQ grundsätzlich keine Leitweg-ID erforderlich. Andere Käuferreferenzen können der Kunde oder sein System trotzdem erwarten.
Was dieser Generator tatsächlich ausgibt
| Frage | Funktionsumfang |
|---|---|
| Welche Datei wird heruntergeladen? | Ein PDF mit eingebettetem XML, erzeugt über eine ZUGFeRD-Bibliothek mit dem Profil EN16931. |
| Gibt es einen separaten XRechnung-Export? | Nein. Ein eigenständiger XRechnung-XML-Download ist nicht implementiert. |
| Wird die fertige Datei automatisch normvalidiert? | Nein. Der Download ist kein Nachweis einer erfolgreichen Normprüfung. |
| Ist der Generator für jede Steuerart geeignet? | Nein. Insbesondere Steuerbefreiungen und Sonderfälle benötigen Angaben, die das Formular nicht vollständig abbildet. |
Formatentscheidung an zwei Beispielen
Geschäftskunde mit ZUGFeRD-Verarbeitung: Stimmen Sie ab, welches Profil und welcher Übermittlungsweg akzeptiert werden. Erstellen Sie zunächst einen Testentwurf. Prüfen Sie XML, Pflichtangaben und Summen, bevor Sie eine echte Rechnung versenden. Der Name der Bibliothek allein reicht als Qualitätsnachweis nicht aus.
Öffentlicher Auftraggeber mit XRechnung-Vorgabe: Lassen Sie sich Leitweg-ID, Einreichungsweg und weitere geforderte Angaben nennen. Verwenden Sie eine Lösung, die den konkret geforderten Standard unterstützt. Benennen Sie ein PDF nicht einfach in „.xml“ um und erwarten Sie nicht, dass ein beliebiges eingebettetes XML die Annahmeregeln erfüllt.
Prüfen und aufbewahren
Eine geeignete Validierung prüft technische Regeln; die sachliche Richtigkeit Ihrer Leistung bleibt zusätzlich zu kontrollieren. Ein formal plausibler Steuersatz kann im konkreten Umsatz trotzdem falsch sein. Die Fehler-Prüfliste hilft, beide Ebenen auseinanderzuhalten.
Stand: 30. Oktober 2026. Quellen: § 14 UStG, BMF-FAQ und KoSIT/XStandards Einkauf. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 unterscheidet zusätzlich die technischen und umsatzsteuerlichen Folgen von Geschäftsregelfehlern.
Mit den passenden Angaben weiterarbeiten
Der Generator erstellt ein PDF mit eingebettetem XML. Eine automatische Normvalidierung ist nicht enthalten. Für Kleinunternehmer und Sonderfälle bitte die beschriebenen Grenzen beachten.
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