Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG mit Muster

Wer eine Lieferung oder sonstige Leistung an ein anderes Unternehmen abrechnet, muss bestimmte Angaben in die Rechnung aufnehmen. Welche das sind, regelt § 14 Abs. 4 UStG. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Empfänger Probleme beim Vorsteuerabzug bekommen und wird meist eine Berichtigung verlangen. Dieser Ratgeber erklärt die Angaben der Reihe nach, zeigt eine Muster-Rechnung mit erfundenen Beispieldaten und nennt die wichtigsten Erleichterungen und Sonderfälle.

Was eine Rechnung im Sinne des UStG ist

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Das Gesetz unterscheidet seit 2025 zwei Arten: Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Eine sonstige Rechnung wird auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format übermittelt, zum Beispiel als einfaches PDF. Die Pflichtangaben gelten für beide Arten gleichermaßen. Ob Sie für einen bestimmten Umsatz bereits eine E-Rechnung ausstellen müssen, erklärt der Ratgeber zu den Fristen 2027 und 2028.

Die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

1. Name und Anschrift beider Seiten: der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
2. Steuernummer oder USt-IdNr.: die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers. Eine der beiden Angaben genügt.
3. Ausstellungsdatum: das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
4. Rechnungsnummer: eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Aussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergibt.
5. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung: bei Waren die Menge und die handelsübliche Bezeichnung, bei sonstigen Leistungen Umfang und Art.
6. Zeitpunkt der Leistung: der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Bei Anzahlungsrechnungen ist stattdessen der Zeitpunkt der Vereinnahmung anzugeben, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt.
7. Aufgeschlüsseltes Entgelt: das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Nettoentgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung, etwa ein Skonto, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
8. Steuersatz und Steuerbetrag: der anzuwendende Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder, bei einer Steuerbefreiung, ein Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt.
9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers: nur in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG, also bei bestimmten Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Empfänger, die keine Unternehmer sind.
10. Die Angabe „Gutschrift“: nur wenn der Leistungsempfänger oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung ausstellt.

Die Angaben 9 und 10 betreffen nur Sonderfälle. Für eine gewöhnliche Rechnung zwischen zwei Unternehmen sind die Angaben 1 bis 8 entscheidend.

Muster: eine Rechnung mit allen Pflichtangaben

Die folgende Tabelle zeigt eine Beispielrechnung für eine sonstige Leistung mit 19 Prozent Umsatzsteuer. Alle Namen, Anschriften und Nummern sind erfunden. Übernehmen Sie die Struktur, nicht die Werte.

Zahlungsziel, Bankverbindung oder ein Ansprechpartner sind keine Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, für den Zahlungseingang aber praktisch. Enthält eine Rechnung Positionen mit 19 und 7 Prozent, müssen Entgelt und Steuerbetrag für jeden Steuersatz getrennt ausgewiesen werden.

Erleichterungen nach der UStDV

§ 31 UStDV enthält einige praktische Vereinfachungen:

• Als Leistungszeitpunkt kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird, also zum Beispiel „Leistungszeitraum Oktober 2026“.
• Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen. Dann muss ein Dokument Entgelt und Steuerbetrag zusammengefasst nennen und alle anderen Dokumente bezeichnen, aus denen sich die übrigen Angaben ergeben.
• Für Namen, Anschriften und die Leistungsbeschreibung dürfen Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbole verwendet werden, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder in anderen Unterlagen eindeutig festgelegt ist, die bei beiden Seiten vorhanden sind.
• Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn Angaben fehlen oder unzutreffend sind. Dafür genügt ein Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und die fehlenden oder korrigierten Angaben enthält.

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, gelten nach § 33 UStDV geringere Anforderungen. Eine solche Kleinbetragsrechnung muss mindestens Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung sowie das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz oder einem Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten. Name des Empfängers, Steuernummer und Rechnungsnummer sind dort nicht vorgeschrieben.

Sonderfälle mit zusätzlichen Hinweisen

Kleinunternehmer: Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus, sondern gibt einen Hinweis auf die Steuerbefreiung an. Welche Angaben dann gelten, regelt § 34a UStDV; Einzelheiten stehen im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer und Freiberufler.

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers: Bei bestimmten Leistungen nach § 13b UStG schuldet der Empfänger die Steuer. Der leistende Unternehmer muss dann nach § 14a Abs. 5 UStG die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ aufnehmen und weist keine Umsatzsteuer gesondert aus. Diesen Fall unterstützt der Generator derzeit nicht.

Falscher Steuerausweis: Wer in einer Rechnung einen höheren Steuerbetrag ausweist, als er nach dem Gesetz schuldet, schuldet nach § 14c UStG auch den Mehrbetrag. Wer Steuer gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag. Das betrifft zum Beispiel Kleinunternehmer, die versehentlich Umsatzsteuer auf die Rechnung schreiben.

Pflichtangaben in der E-Rechnung

Bei einer E-Rechnung zählen die Angaben im strukturierten Teil. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 verweist in Randnummern 8 und 9 auf eine Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD, die jede Pflichtangabe einem Feld der Norm EN 16931 zuordnet. Allgemeine Antworten zur Einführung der E-Rechnung finden Sie in den BMF-FAQ zur E-Rechnung.

Im kostenlosen Generator entsprechen die Felder Firmenname und Anschrift für Aussteller und Empfänger der Angabe 1, Steuernummer oder USt-ID der Angabe 2, Rechnungsdatum der Angabe 3, Rechnungsnummer der Angabe 4, die Positionen mit Beschreibung, Menge und Einheit der Angabe 5 und das Lieferdatum der Angabe 6. Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag je Steuersatz berechnet der Generator aus den Positionen. Wer eine XRechnung für einen öffentlichen Auftraggeber benötigt, nutzt die Seite XRechnung erstellen. Vor dem Versand hilft die Prüfliste zu typischen Fehlern.

Quellen und Stand

Geprüft am 1. November 2026: § 14 Abs. 1 und Abs. 4 UStG, § 14a Abs. 5 UStG, § 14c UStG, § 19 UStG, §§ 31, 33 und 34a UStDV, BMF-FAQ zur E-Rechnung sowie das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026. Die Muster-Rechnung enthält ausschließlich erfundene Daten und ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls.