Rechnungsvorlage kostenlos online ausfüllen
Statt einer Word- oder Excel-Vorlage füllen Sie das Formular direkt im Browser aus. Die Vorlage berechnet Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag und erstellt ein lesbares PDF mit eingebetteten E-Rechnungsdaten (ZUGFeRD). Ohne Anmeldung.
Die heruntergeladene Datei wird nicht automatisch geprüft. Für inländische Kleinunternehmer-Umsätze wählen Sie den §19-Modus. Andere Steuerbefreiungen und Sonderfälle werden nicht unterstützt. Grenzen für Kleinunternehmer lesen.
Die Verarbeitung erfolgt auf dem Server. Dies ist kein Rechnungsarchiv. Datei vor dem Versand prüfen.
Was ist ein ZUGFeRD-PDF?
Ein ZUGFeRD-PDF ist eine hybride Rechnung: ein lesbares PDF, in das die Rechnungsdaten zusätzlich als strukturierte XML-Datei eingebettet sind. Der Generator erzeugt diese XML-Datei im ZUGFeRD-Profil EN16931 und bettet sie in das heruntergeladene PDF ein.
Eine XRechnung ist dagegen eine reine XML-Datei ohne PDF. ZUGFeRD oder XRechnung: Unterschiede lesen.
XRechnung als XML herunterladen
Mit „XRechnung (XML) herunterladen“ erhalten Sie dieselbe Rechnung als XRechnung in der Version 3.0 (CII-Syntax). Die XRechnung verlangt mehr Angaben als ein ZUGFeRD-PDF. Zusätzlich zu den Pflichtfeldern des Formulars benötigt der Export:
- Leitweg-ID oder eine andere Käuferreferenz, die Ihnen der Rechnungsempfänger nennt
- Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Absenders
- USt-ID im Standard-Modus oder Steuernummer/USt-ID und ohne USt-ID zusätzlich Verkäuferkennung (BT-29) im §19-Modus sowie IBAN des Absenders
- E-Mail, PLZ und Stadt des Empfängers
- Positionen mit 7 % oder 19 % im Standard-Modus oder ausschließlich steuerfreie Positionen im §19-Modus; andere Steuerbefreiungen werden nicht unterstützt
Beispielrechnungen aus diesem Generator haben wir mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT (Validator mit XRechnung-Konfiguration) geprüft. Ihre einzelne Datei wird beim Download nicht automatisch geprüft. Klären Sie mit dem Empfänger, über welchen Weg die XRechnung eingereicht werden soll, zum Beispiel über ein Portal des öffentlichen Auftraggebers.
Häufige Fragen zur Rechnungsvorlage
Ist die Rechnungsvorlage kostenlos?
Ja. Sie füllen die Vorlage ohne Anmeldung und ohne Kosten im Browser aus und laden die fertige Rechnung als PDF herunter. Die Eingaben werden zur Erstellung auf unserem Server verarbeitet. Dies ist kein Rechnungsarchiv: Bewahren Sie die heruntergeladene Datei selbst auf.
Was unterscheidet diese Vorlage von einer Word- oder Excel-Vorlage?
Eine Word- oder Excel-Vorlage ergibt in der Regel ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten. Diese Vorlage erzeugt ein ZUGFeRD-PDF: ein lesbares PDF mit eingebettetem XML im Profil EN16931. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums erfüllen ZUGFeRD-Formate ab Version 2.0.1 die Formatvoraussetzungen einer E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Auf Wunsch laden Sie dieselbe Rechnung als XRechnung herunter.
Darf ich weiterhin eine einfache Rechnungsvorlage verwenden?
Das hängt vom Einzelfall ab. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Für Leistungen an andere inländische Unternehmer gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 dürfen alle Aussteller noch sonstige Rechnungen nutzen, für elektronische Formate wie ein einfaches PDF mit Zustimmung des Empfängers. Im Jahr 2027 gilt die allgemeine Erleichterung nur noch bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz des Ausstellers, ab 2028 ist grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich. Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern bleiben bestehen.
Welche Angaben muss ich in die Vorlage eintragen?
Die Vorlage fragt die Angaben einer vollständigen Rechnung ab: Absender und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Lieferdatum, Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz. Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag berechnet die Vorlage. Ob alle Pflichtangaben für Ihren Fall vollständig und richtig sind, prüfen Sie selbst vor dem Versand.
Kann ich meine Daten als Vorlage speichern?
Nein. Der Generator speichert keine Kundendaten, Positionen oder Rechnungsnummern. Sie füllen das Formular für jede Rechnung neu aus. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, Kunden wiederverwenden und Belege archivieren möchte, ist mit einem Rechnungsprogramm meist besser bedient.
Quellen: BMF-FAQ zur E-Rechnung, § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG.
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Vor dem Versand: Pflichtangaben, steuerliche Behandlung und eingebettete XML-Daten prüfen.