Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro: Angaben und E-Rechnung

Für Rechnungen über kleine Beträge gelten vereinfachte Regeln. Eine sogenannte Kleinbetragsrechnung braucht weniger Angaben als eine normale Rechnung und muss nicht als E-Rechnung ausgestellt werden, auch wenn Sie an ein anderes Unternehmen in Deutschland liefern. Dieser Ratgeber erklärt, welche Angaben genügen, wo die Grenze von 250 Euro liegt, in welchen Fällen die Erleichterung nicht gilt und wie der Empfänger trotzdem die Vorsteuer abziehen kann. Grundlage sind § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), § 35 UStDV und § 14 UStG.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Kleinbetragsrechnung ist nach § 33 Satz 1 UStDV eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Die BMF-FAQ zur E-Rechnung sprechen in Frage 4 ausdrücklich von Kleinbeträgen „bis 250 Euro Bruttobetrag“. Eine Rechnung über genau 250,00 Euro ist also noch eine Kleinbetragsrechnung, eine Rechnung über 250,01 Euro nicht mehr.

Typische Beispiele sind Quittungen im Einzelhandel, Tankbelege, Bewirtungsbelege oder kleine Materialeinkäufe. Die Regel gilt aber für jede Branche und jede Leistung, solange der Gesamtbetrag der einzelnen Rechnung unter der Grenze bleibt und keine der unten genannten Ausnahmen greift.

Welche Angaben genügen?

Eine Kleinbetragsrechnung muss nach § 33 Satz 1 UStDV mindestens vier Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Ausstellungsdatum,
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder, bei einer Steuerbefreiung, einen Hinweis darauf, dass für die Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Im Vergleich zu den zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG entfallen damit unter anderem:

Nach § 33 Satz 2 UStDV gelten die §§ 31 und 32 UStDV entsprechend. Eine Kleinbetragsrechnung kann also zum Beispiel aus mehreren Dokumenten bestehen, und für Name und Anschrift dürfen eindeutige Abkürzungen verwendet werden. Unterliegen die Positionen verschiedenen Steuersätzen und wird der Steuerbetrag maschinell ermittelt, darf er nach § 32 UStDV in einer Summe stehen, wenn für die einzelnen Posten der Steuersatz angegeben ist.

Muster einer Kleinbetragsrechnung

Das folgende Beispiel enthält nur erfundene Daten. Es zeigt eine Quittung mit den vier Mindestangaben:

Rechnungsnummer, Kundenname und Steuernummer fehlen, und das ist bei diesem Betrag zulässig. Sie dürfen diese Angaben trotzdem aufnehmen. Für Rückfragen und Ihre eigene Buchhaltung ist eine Nummer oft hilfreich, wie der Ratgeber Rechnungsnummer: Regeln und Beispiele erläutert.

Wann die Erleichterung nicht gilt

Nach § 33 Satz 3 UStDV gelten die vereinfachten Regeln nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG. Das sind:

• § 3c UStG: innergemeinschaftliche Fernverkäufe,
• § 6a UStG: innergemeinschaftliche Lieferungen,
• § 13b UStG: Leistungen, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse Charge).

In diesen Fällen braucht auch eine Rechnung über einen kleinen Betrag alle Angaben nach § 14 und § 14a UStG. Die Grenze von 250 Euro bezieht sich außerdem auf den Gesamtbetrag der einzelnen Rechnung, nicht auf einzelne Positionen.

Kleinbetragsrechnung und E-Rechnungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die Pflicht zur E-Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, mit Übergangsfristen bis Ende 2027. Für Kleinbetragsrechnungen macht § 33 Satz 4 UStDV eine Ausnahme: Eine Rechnung nach § 33 Satz 1 kann abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Eine sonstige Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, etwa ein einfaches PDF. Die BMF-FAQ nennen Kleinbeträge in Frage 4 entsprechend unter den Fällen, in denen keine E-Rechnung ausgestellt werden muss.

Die Ausnahme ist ein Wahlrecht, kein Verbot. Sie dürfen auch über einen Kleinbetrag eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen, wenn Ihr Kunde das wünscht oder Sie alle Rechnungen einheitlich verarbeiten möchten. Welche Regeln für die Zustimmung des Empfängers bei elektronischen Formaten gelten, steht in § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG. Die allgemeinen Fristen erklärt der Ratgeber E-Rechnungspflicht: Fristen 2027 und 2028.

Vorsteuerabzug aus einer Kleinbetragsrechnung

Weil Entgelt und Steuer in einer Summe stehen dürfen, muss der Empfänger den Betrag für den Vorsteuerabzug selbst aufteilen. Das erlaubt § 35 Abs. 1 UStDV: Der Unternehmer kann den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, wenn er den Rechnungsbetrag in Entgelt und Steuerbetrag aufteilt. Im Muster oben ergibt sich bei 19 % Umsatzsteuer aus 47,50 Euro ein Entgelt von 39,92 Euro und eine Steuer von 7,58 Euro (47,50 Euro × 19 / 119, gerundet). Für die übrigen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs gilt § 15 UStG.

Abgrenzung zur Kleinunternehmerregelung

Kleinbetragsrechnung und Kleinunternehmer klingen ähnlich, sind aber zwei verschiedene Regeln. Die Kleinbetragsrechnung hängt vom Betrag der einzelnen Rechnung ab und gilt für jedes Unternehmen. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG hängt vom Umsatz des Unternehmens ab; für deren Rechnungen gilt § 34a UStDV. Was Kleinunternehmer beachten sollten, steht im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer und Freiberufler.

Kleinbeträge im Generator

Der kostenlose Generator erstellt immer eine vollständige Rechnung und fragt deshalb auch Angaben ab, die bei einer Kleinbetragsrechnung nicht vorgeschrieben sind, zum Beispiel den Namen des Empfängers und eine Rechnungsnummer. Das ist zulässig, denn § 33 UStDV legt nur Mindestangaben fest. Für E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 sind die Rechnungsnummer (BT-1) und der Name des Käufers (BT-44) zudem technisch verpflichtend. Benötigt Ihr Kunde eine XRechnung, nutzen Sie die Seite XRechnung erstellen. Alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung erklärt der Ratgeber Pflichtangaben nach § 14 UStG mit Muster.

Quellen und Stand

Geprüft am 9. November 2026: § 14 Abs. 1 und Abs. 2 UStG, §§ 31, 32, 33, 34a und 35 UStDV sowie die BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 4. Das Muster enthält ausschließlich erfundene Daten und ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls.