Rechnungsnummer: Regeln und Beispiele

Die Rechnungsnummer gehört grundsätzlich zu den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Für Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Kleinunternehmerrechnungen gibt es jedoch Erleichterungen, die wir unten erläutern. Viele Selbstständige fragen sich trotzdem: Darf die Nummer Buchstaben enthalten? Muss sie lückenlos sein? Brauche ich für jeden Kunden eine eigene Reihe? Dieser Ratgeber beantwortet diese Fragen mit Beispielen. Grundlage sind § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG und der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) des Bundesfinanzministeriums, Abschnitt 14.5 Absätze 10 bis 14, in der Fassung vom 2. Juni 2026.

Was das Gesetz verlangt

Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG muss eine Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird. Der UStAE erklärt den Zweck: Die Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Entscheidend ist also, dass dieselbe Nummer nicht zweimal für verschiedene Rechnungen verwendet wird.

Die Regeln im Überblick

• Einmalig: Jede Nummer darf innerhalb eines Nummernkreises nur einmal vergeben werden.
• Ziffern und Buchstaben: Sie dürfen eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen verwenden, auch kombiniert (UStAE 14.5 Abs. 10).
• Lücken sind erlaubt: Eine lückenlose Abfolge der Rechnungsnummern ist nicht zwingend (UStAE 14.5 Abs. 10).
• Mehrere Nummernkreise: Sie entscheiden selbst, wie viele getrennte Nummernkreise Sie anlegen, zum Beispiel für Monate, Wochen oder Tage, für Filialen oder Betriebsstätten. Jede Rechnung muss sich aber leicht und eindeutig ihrem Nummernkreis zuordnen lassen, etwa über ein Kürzel (UStAE 14.5 Abs. 11).

Beispiele für ein Nummernschema

Die folgenden Schemata sind Beispiele. Welches Sie wählen, ist Ihre Entscheidung. Wichtig ist, dass das Schema die eindeutige Zuordnung gewährleistet und jede Nummer nur einmal vergeben wird. Ein unveränderliches Schema über die gesamte Geschäftstätigkeit schreibt die genannte Regel nicht vor.

Vermeiden Sie Schemata, bei denen zwei Rechnungen versehentlich dieselbe Nummer erhalten können, zum Beispiel nur das Rechnungsdatum ohne laufende Zahl, wenn Sie an einem Tag mehrere Rechnungen schreiben.

Sonderfälle

Gutschrift: Stellt der Leistungsempfänger die Rechnung aus, weil das nach § 14 Abs. 2 UStG vorher vereinbart wurde, vergibt der Gutschriftsaussteller die fortlaufende Nummer. Stellt ein beauftragter Dritter die Rechnung aus, kann dieser die Nummer vergeben (UStAE 14.5 Abs. 13).

Dauerschuldverhältnisse wie Miete oder Wartungsverträge: Bei einer E-Rechnung über ein Dauerschuldverhältnis muss die Rechnungsnummer im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Dafür genügt eine im Vertrag enthaltene einmalige Nummer, etwa eine Wohnungs-, Objekt- oder Mieternummer. Zahlungsbelege brauchen keine gesonderte fortlaufende Nummer (UStAE 14.5 Abs. 12).

Rechnungsberichtigung: Fehlen Angaben oder sind sie falsch, kann die Rechnung nach § 31 Abs. 5 UStDV durch ein Dokument berichtigt werden, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezogen ist. Nach UStAE 14.11 Abs. 1 ist das regelmäßig der Fall, wenn das Dokument die Nummer der ursprünglichen Rechnung angibt. Eine neue Rechnungsnummer für das Berichtigungsdokument ist nicht erforderlich. Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, ist grundsätzlich auch elektronisch zu berichtigen. Die BMF-FAQ (Frage 9) lassen während der gesetzlichen Übergangsfristen jedoch weiterhin Berichtigungen ohne E-Rechnung zu; für andere elektronische Formate ist dabei das Zustimmungserfordernis zu beachten.

Wann keine Rechnungsnummer nötig ist

Nach UStAE 14.5 Abs. 14 müssen drei Arten von Rechnungen keine fortlaufende Nummer enthalten:

• Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt; § 33 gilt jedoch nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG,
• Fahrausweise nach § 34 UStDV,
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV.

Eine Nummer schadet in diesen Fällen nicht. Für die eigene Buchhaltung und für Rückfragen von Kunden ist sie meist hilfreich. Was Kleinunternehmer sonst beachten sollten, steht im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer und Freiberufler.

Die Rechnungsnummer in der E-Rechnung

In einer E-Rechnung nach der Norm EN 16931, also in einer XRechnung oder im XML eines ZUGFeRD-PDFs, steht die Rechnungsnummer im Feld BT-1 (Invoice number). Für diese EN-16931-Formate ist BT-1 technisch verpflichtend, auch wenn steuerrechtlich eine Erleichterung greift. Das ist keine Aussage über jedes andere vereinbarte strukturierte Rechnungsformat. Bei einer E-Rechnung zählt die Angabe im strukturierten XML-Teil, nicht nur die Nummer auf der sichtbaren PDF-Seite.

Rechnungsnummer im Generator

Der kostenlose Generator füllt das Feld „Rechnungsnummer“ beim Öffnen mit einem zufälligen Platzhalter wie „INV-“ und sechs Zeichen. Der Generator führt kein Rechnungsnummernregister und kennt Ihre bisherigen Nummern nicht. Ersetzen Sie den Platzhalter vor dem Download durch die nächste Nummer aus Ihrem eigenen Schema und führen Sie selbst eine Liste der vergebenen Nummern. Der Generator übernimmt Ihre Eingabe unverändert in das Feld BT-1 und in den Dateinamen der Downloads. Er erstellt immer eine Handelsrechnung; Gutschriften und Berichtigungsdokumente mit Bezug auf eine frühere Rechnung bietet er nicht an.

Alle übrigen Pflichtangaben erklärt der Ratgeber Pflichtangaben nach § 14 UStG mit Muster. Für Rechnungen an Behörden gibt es die Seite XRechnung erstellen.

Quellen und Stand

Geprüft am 2. November 2026: § 14 Abs. 2 und Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG, §§ 31, 33 und 34a UStDV sowie der Umsatzsteuer-Anwendungserlass in der Fassung vom 2. Juni 2026, Abschnitt 14.5 Abs. 10 bis 14 und Abschnitt 14.11 Abs. 1. Allgemeine Antworten zur E-Rechnung finden Sie in den BMF-FAQ zur E-Rechnung. Die Beispielnummern sind erfunden und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.