E-Rechnung an Behörden: OZG-RE, ZRE und Länderportale

Rechnungen an Behörden folgen eigenen Regeln. Neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben verlangen öffentliche Auftraggeber zusätzliche Angaben, ein bestimmtes Format und oft einen bestimmten Übertragungsweg. Dieser Ratgeber erklärt, wie Sie eine E-Rechnung an Bundesbehörden über die OZG-RE übermitteln, was aus der früheren ZRE geworden ist und wo Sie die Vorgaben der Länder und Kommunen finden. Grundlage sind die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) und die Informationen von E-Rechnung-Bund.

Bund, Länder oder Kommune: wer gibt die Regeln vor?

Für Rechnungen an Behörden und Einrichtungen des Bundes gilt die ERechV. Die Länder setzen die E-Rechnung nach den Angaben von E-Rechnung-Bund in eigener Kompetenz um. Welche Pflichten bei einer Landesbehörde oder einer Kommune gelten, ergibt sich deshalb aus den Bestimmungen des jeweiligen Bundeslandes. Klären Sie also zuerst, wer Ihr Auftraggeber ist. Ein Hinweis steckt oft schon in der Leitweg-ID: Sie beginnt mit der Kennzahl des Bundeslandes oder mit 99 für den Bund. Den Aufbau erklärt der Ratgeber Leitweg-ID: was sie ist und wo Sie sie bekommen.

Rechnungen an den Bund: was die ERechV verlangt

Nach § 3 Abs. 1 ERechV müssen Rechnungssteller Rechnungen an Stellen des Bundes in elektronischer Form ausstellen und übermitteln. Sie dürfen dafür einen Dienstleister einsetzen. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen nach einem Direktauftrag bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV) sowie die Sonderfälle der §§ 8 und 9 ERechV, etwa geheimhaltungsbedürftige Daten und bestimmte Auslandsbeschaffungen.

Als Format ist nach § 4 Abs. 1 ERechV grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Ein anderer Standard ist zulässig, wenn er der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. Die FAQ von E-Rechnung-Bund nennen dafür ZUGFeRD ab Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG, das auf der Plattform des Bundes als reine XML-Datei ohne Bildanteil angenommen wird.

Zusätzlich zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG muss die Rechnung nach § 5 ERechV mindestens enthalten:

• die Leitweg-ID der empfangenden Stelle; auch die BMF-FAQ zur E-Rechnung (Frage 6) nennen sie als nötig, damit die Rechnung den öffentlichen Auftraggeber erreicht,
• Ihre Bankverbindung,
• die Zahlungsbedingungen,
• Ihre E-Mail-Adresse oder De-Mail-Adresse,
• die Lieferantennummer und die Bestellnummer, wenn Ihnen der Auftraggeber diese bei der Beauftragung mitgeteilt hat.

OZG-RE: die Rechnungseingangsplattform des Bundes

Für die Übermittlung schreibt § 4 Abs. 3 ERechV ein Verwaltungsportal des Bundes vor. Das ist die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform, kurz OZG-RE, unter xrechnung-bdr.de. Nach den FAQ von E-Rechnung-Bund reichen Sie Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung und die Verfassungsorgane ausschließlich über die OZG-RE ein. Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung können die OZG-RE nutzen, einige verwenden aber eigene Lösungen. Auch das zeigt die Leitweg-ID:

Die Registrierung und Nutzung der OZG-RE ist für Rechnungssteller kostenlos. Sie benötigen ein Unternehmenskonto, das Sie direkt in der OZG-RE oder über „Mein Unternehmenskonto“ mit ELSTER einrichten. Die Registrierung ist wichtig: Eine Rechnung, die keinem Nutzerkonto zugeordnet werden kann, lehnt der Empfänger nach § 4 Abs. 4 ERechV ab, ohne Sie darüber zu informieren. Formal fehlerhafte Rechnungen werden dagegen automatisch abgelehnt, und Sie erhalten eine Nachricht (§ 4 Abs. 3 ERechV).

Die Übertragungswege der OZG-RE

Anlagen wie Stundennachweise gehören grundsätzlich in den Rechnungsdatensatz, nicht als separate E-Mail-Anhänge. Eine allgemeine 15-MB-Freigabe für jeden Kanal lässt sich aus den FAQ nicht ableiten: Die Rubrik „Rechnungsinhalte und formale Anforderungen“ nennt beispielhaft 10 MB bei E-Mailanhängen und 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung; andere FAQ-Abschnitte nennen 15 MB für eingebettete Anlagen. Wegen dieser unterschiedlichen Angaben prüfen Sie vor dem Versand die aktuellen Grenzen und Hinweise Ihres konkreten OZG-RE-Kanals. Große Anlagen und Linkverweise stimmen Sie mit dem Rechnungsempfänger ab.

Was aus der ZRE geworden ist

Bis 2025 betrieb der Bund zwei Plattformen: die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) und die OZG-RE. Das Bundesministerium des Innern und das Bundesministerium der Finanzen haben am 19. November 2024 beschlossen, beide zusammenzuführen. Die Behörden wurden ab Mai 2025 schrittweise auf die OZG-RE umgestellt. Die Seite zur Plattformkonsolidierung kündigte das Ende der ZRE für das vierte Quartal 2025 an. Der amtliche Rückblick vom 25. Juni 2026 bestätigt den zentralen Empfang über die OZG-RE seit September 2025: Mit dem Abschluss der Migration am 19. September 2025 endete der Rechnungsempfang der ZRE; zum Jahresende 2025 wurde sie abgeschaltet. Wenn Sie früher über die ZRE abgerechnet haben, nutzen Sie heute die OZG-RE. Welche Plattform ein bestimmter Empfänger nutzt, zeigt die Übersicht der Rechnungsempfänger.

Länder und Kommunen: wo Sie die Vorgaben finden

Die Länder regeln Format, Plattform und Ausnahmen selbst. Manche nutzen die OZG-RE mit, andere eigene Portale. Die folgenden Informationsseiten der Länder stammen aus der Übersicht von E-Rechnung-Bund. Dort finden Sie auch die zuständigen Stellen für die Leitweg-ID.

Rechnungen an Kommunen richten sich nach den Regeln des jeweiligen Landes. Den konkreten Übertragungsweg und die Leitweg-ID nennt Ihnen der Auftraggeber, meist schon in der Bestellung. Fragen Sie im Zweifel dort nach, bevor Sie die erste Rechnung schicken.

In fünf Schritten zur Rechnung an eine Behörde

1. Leitweg-ID, Lieferantennummer und Bestellnummer aus der Bestellung übernehmen oder beim Auftraggeber erfragen.
2. Prüfen, über welche Plattform der Auftraggeber Rechnungen empfängt. Bei der unmittelbaren Bundesverwaltung ist das die OZG-RE; Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung können eigene Lösungen verwenden.
3. Einmalig auf der Plattform registrieren.
4. Die Rechnung als XRechnung erstellen, mit Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und Ihrer E-Mail-Adresse. Im XRechnung-Generator tragen Sie die Leitweg-ID in das Feld „Leitweg-ID / Käuferreferenz“ ein.
5. Die Datei vor dem Hochladen im XRechnung-Viewer kontrollieren und dann über die Plattform einreichen. Typische Fehler beschreibt der Ratgeber E-Rechnung prüfen.

Unser Generator gibt die XRechnung als XML-Datei aus, die Sie hochladen können. Ein Feld für Lieferanten- oder Bestellnummer hat er derzeit nicht. Verlangt Ihr Auftraggeber diese Angaben, nutzen Sie die Weberfassung der Plattform oder eine Software, die diese Felder unterstützt.

Quellen und Stand

Geprüft am 2. November 2026: §§ 3, 4 und 5 ERechV, die BMF-FAQ zur E-Rechnung (Frage 6), die FAQ von E-Rechnung-Bund (Plattform, Registrierung, Formate, Peppol, Anlagen), die Seite zur Plattformkonsolidierung von ZRE und OZG-RE sowie die Länderübersicht von E-Rechnung-Bund. Vorgaben einzelner Länder und Kommunen können sich ändern. Maßgeblich sind die Angaben Ihres Auftraggebers.