E-Rechnung empfangen und öffnen: so geht es ohne Software

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen für ihren unternehmerischen Bereich empfangen können. Dafür brauchen Sie keine Buchhaltungssoftware. Dieser Ratgeber erklärt, wie eine E-Rechnung bei Ihnen ankommt, wie Sie erkennen, welche Datei Sie bekommen haben, wie Sie sie ohne zusätzliche Software lesen und was Sie bei der Aufbewahrung beachten müssen. Grundlage sind die BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand: Oktober 2026) sowie § 14 und § 14b UStG.

Müssen Sie E-Rechnungen empfangen können?

Ja, wenn Sie ein inländisches Unternehmen führen und Leistungen für Ihr Unternehmen beziehen. Inländisch bedeutet nach § 14 Abs. 2 UStG insbesondere: Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Inland; ohne Sitz zählen Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt. Eine deutsche Umsatzsteuer-Registrierung allein macht einen ausländischen Unternehmer ohne entsprechende Niederlassung nicht inländisch. Private Endverbraucher und private Einkäufe eines Unternehmers sind von der obligatorischen B2B-E-Rechnung nicht erfasst. Nach den BMF-FAQ (Frage 12) besteht diese Notwendigkeit seit dem 1. Januar 2025, und Ausnahmen sind nicht vorgesehen. Das gilt auch für Kleinunternehmer: Sie sind zwar von der Pflicht ausgenommen, E-Rechnungen auszustellen, müssen sie aber trotzdem empfangen können. Mehr dazu steht im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer und Freiberufler.

Nach § 14 Abs. 1 UStG bedarf die Übermittlung einer elektronischen Rechnung grundsätzlich der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht. Bei den von § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG erfassten inländischen B2B-Umsätzen ist Ihre Zustimmung zur E-Rechnung nicht erforderlich. Das gilt auch, wenn der Lieferant während der Übergangsfrist bereits freiwillig die E-Rechnung nutzt. Ab wann Ihre Lieferanten E-Rechnungen ausstellen müssen, erklärt der Ratgeber zu den Fristen 2027 und 2028.

Wie eine E-Rechnung bei Ihnen ankommt

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Die BMF-FAQ (Frage 8) nennen als Beispiele den Versand per E-Mail, eine elektronische Schnittstelle, einen gemeinsamen Speicherort im Konzern, die Übergabe auf einem USB-Stick oder den Download über ein Internetportal. Welcher Weg im Einzelfall gilt, klären Sie zivilrechtlich mit Ihrem Vertragspartner. Für den Empfang genügt nach den BMF-FAQ bereits ein E-Mail-Postfach.

Praktisch bewährt sich eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen, die Sie Ihren Lieferanten mitteilen. So landen E-Rechnungen nicht zwischen anderen Nachrichten, und Sie finden die Originaldateien später leichter wieder.

Welche Datei haben Sie bekommen?

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier ist eine sonstige Rechnung. Am Dateianhang erkennen Sie meist schon, womit Sie es zu tun haben:

Ob ein PDF eine XML-Datei enthält, sehen Sie oft nicht auf den ersten Blick. Manche PDF-Programme zeigen eingebettete Dateien in einer Seitenleiste als Anhang an. Einfacher ist es, das PDF in einem Viewer zu öffnen: Kann unser Viewer keine strukturierten Daten lesen, kann das auch an einem nicht unterstützten PDF-Aufbau liegen. Seine Fehlermeldung allein beweist deshalb nicht, dass keine XML-Datei eingebettet ist. Fragen Sie dann beim Rechnungssteller nach. Wie sich die Formate unterscheiden, erklärt der Formatvergleich ZUGFeRD-PDF oder XRechnung.

E-Rechnung ohne Software öffnen

Für XRechnungen benötigen Sie nach den BMF-FAQ (Frage 12a) eine Software zur Visualisierung, einen sogenannten Viewer. Dafür gibt es kostenfreie Angebote. Sie müssen dazu nichts installieren:

1. Öffnen Sie unseren XRechnung-Viewer im Browser.
2. Wählen Sie die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF aus Ihrem E-Mail-Anhang aus.
3. Der Viewer zeigt Rechnungssteller, Empfänger, Positionen, Steuerbeträge und Zahlungsangaben als lesbare Rechnung. Die Datei wird dabei nur in Ihrem Browser gelesen und nicht hochgeladen.
4. Wenn Sie eine Lesekopie brauchen, drucken Sie die Ansicht über die Druckfunktion des Browsers aus oder speichern sie dort als PDF.

Die Finanzverwaltung bietet nach den BMF-FAQ außerdem über das ELSTER-Portal einen eigenen E-Rechnungsviewer für die Formate XRechnung und ZUGFeRD an, erreichbar unter www.e-rechnung.elster.de.

Ein Viewer macht die Daten lesbar, prüft aber nicht, ob die Rechnung formal und inhaltlich richtig ist. Worauf Sie bei den Angaben achten sollten, beschreiben die Ratgeber Pflichtangaben nach § 14 UStG und E-Rechnung prüfen.

Bei ZUGFeRD zählen die XML-Daten

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ging früher bei Abweichungen das lesbare PDF vor. Mit der verpflichtenden E-Rechnung hat sich das nach den BMF-FAQ (Frage 12a) umgekehrt: Maßgebend sind jetzt die Daten im strukturierten Teil, also in der XML-Datei. Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst zu visualisieren, statt sich nur auf das PDF zu verlassen.

Öffnen Sie ein ZUGFeRD-PDF deshalb zusätzlich im Viewer und vergleichen Sie vor allem Beträge, Steuersätze und Bankverbindung mit der PDF-Ansicht. Weichen die beiden Teile voneinander ab, klären Sie das am besten mit dem Rechnungssteller, bevor Sie zahlen oder die Rechnung verbuchen.

E-Rechnungen richtig aufbewahren

Als Unternehmer bewahren Sie nach § 14b Abs. 1 UStG grundsätzlich Kopien Ihrer ausgestellten und Ihre empfangenen Rechnungen acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Die Frist läuft aber nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern mit noch offener Festsetzungsfrist von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 AO). Für bestimmte steuerpflichtige Grundstücksleistungen im privaten Bereich gilt nach § 14b Abs. 1 UStG stattdessen die besondere zweijährige Aufbewahrungspflicht. Die acht Jahre sind deshalb kein pauschaler Löschtermin für jeden Fall. Bei einer E-Rechnung muss nach den BMF-FAQ (Frage 13) zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen.

• Speichern Sie die Originaldatei, also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF, so wie Sie sie erhalten haben.
• Ein Ausdruck oder ein PDF der Viewer-Ansicht ist eine Lesehilfe. Es ersetzt die Originaldatei nicht.
• Für Zwecke der Umsatzsteuer liegt nach den BMF-FAQ allein wegen einer Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG vor. Ergänzend verweist das BMF auf die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025). Klären Sie Fragen zur Ablage im Zweifel mit Ihrer steuerlichen Beratung.

Quellen und Stand

Geprüft am 2. November 2026: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026 (Fragen 8, 12, 12a und 13), § 14 Abs. 1 UStG und § 14b Abs. 1 UStG. Wie Sie E-Rechnungen selbst ausstellen, erklärt der Ratgeber E-Rechnung ohne Anmeldung erstellen.