E-Rechnungen archivieren: Fristen, XML und GoBD erklärt

Eine E-Rechnung ist eine Datei mit strukturierten Daten. Wer sie aufbewahrt, muss deshalb nicht in erster Linie ein Bild der Rechnung sichern, sondern die Datei selbst. Dieser Ratgeber erklärt, welche Fristen für ausgestellte und empfangene Rechnungen gelten, was nach den GoBD als Original zählt, warum ein PDF-Ausdruck einer XRechnung nicht genügt und welche Schutzmaßnahmen Ihr Ablageprozess braucht. Grundlage sind § 14b UStG, § 147 AO, die BMF-FAQ zur E-Rechnung (Frage 13) und die 2. Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025.

Kurz gesagt

• Bewahren Sie die E-Rechnung in dem Format auf, in dem Sie sie erhalten oder versendet haben: die XML-Datei einer XRechnung oder das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML.
• Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Ein Ausdruck, ein Bildschirmfoto oder ein PDF der Viewer-Ansicht ist eine Lesehilfe und ersetzt die Originaldatei nicht.
• Rechnungen sind nach § 14b Abs. 1 UStG und als Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für noch offene Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind.
• Eine bestimmte Archivsoftware ist nicht vorgeschrieben; eine Zertifizierung ersetzt nicht die Prüfung Ihres konkreten Ablaufs. Die Datei muss aber unverändert, lesbar, maschinell auswertbar und während der ganzen Frist verfügbar bleiben.

Welche Fristen gelten?

Nach § 14b Abs. 1 UStG bewahren Sie ein Doppel jeder Rechnung auf, die Sie selbst oder ein Dritter in Ihrem Namen ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die Sie erhalten haben. Die Frist beträgt acht Jahre und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Für die gesamte Zeit müssen nach § 14b Abs. 1 Satz 2 in Verbindung mit § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein.

Die Abgabenordnung regelt die Fristen für alle steuerlich relevanten Unterlagen. Nach § 147 Abs. 3 AO gilt:

Beispiel: Eine im Jahr 2026 ausgestellte Rechnung ist grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren. Prüfen Sie vor einer Löschung zusätzlich, ob eine längere Aufbewahrung erforderlich ist.

Wichtig: Nach § 147 Abs. 3 AO läuft die Frist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, zum Beispiel wegen einer laufenden Außenprüfung oder eines offenen Einspruchs. Das Ende der acht Jahre ist deshalb kein automatischer Löschtermin. Klären Sie das Löschen älterer Belege im Zweifel mit Ihrer steuerlichen Beratung. Für bestimmte Grundstücksleistungen an Privatpersonen gilt nach § 14b Abs. 1 UStG eine besondere zweijährige Aufbewahrungspflicht des Empfängers; sie betrifft nicht die übliche B2B-E-Rechnung.

Was ist bei einer E-Rechnung das Original?

Nach den BMF-FAQ (Frage 13) ist bei einer E-Rechnung zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 werden in Randziffer 131 konkreter: Eingehende elektronische Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, zum Beispiel Rechnungen im XML-Format. Bei E-Rechnungen reicht es aus, den strukturierten Teil aufzubewahren, wenn die übrigen Anforderungen der GoBD erfüllt sind.

Bei einer empfangenen E-Rechnung kommt es nach Randziffer 118 der GoBD nicht auf eine bildliche, sondern auf eine inhaltliche Übereinstimmung an. Sie müssen also kein Rechnungsbild erzeugen. Umgekehrt darf der strukturierte Datenteil nach Beispiel 10 in Randziffer 125 nicht durch eine Formatumwandlung, etwa in TIFF, verloren gehen.

Warum ein PDF-Ausdruck nicht genügt

Viele Betriebe öffnen eine XRechnung im Viewer, speichern die Ansicht als PDF und legen nur diese Datei ab. Das reicht nicht. Das PDF zeigt die Daten zwar lesbar an, ist aber eine neue Datei mit einem anderen Format. Die strukturierten Angaben sind darin nicht mehr maschinell auswertbar, und die Unversehrtheit der ursprünglichen Daten lässt sich daran nicht mehr nachvollziehen. Nach § 147 Abs. 6 AO kann die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung außerdem verlangen, dass Sie ihr die Daten in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung stellen. Die GoBD nennen in Randziffer 127 E-Rechnungen ausdrücklich als strukturierte Dateien, deren maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleiben muss.

Bei ZUGFeRD ist zusätzlich zu beachten: Nach den BMF-FAQ (Frage 12a) sind bei Abweichungen die Daten im strukturierten Teil maßgeblich, nicht das PDF-Bild. Ein reiner Bildausdruck kann deshalb sogar andere Werte zeigen als die rechtlich maßgebliche Rechnung.

Unser XRechnung-Viewer bietet „Als PDF speichern oder drucken“ als Lesekopie an, zum Beispiel für die Freigabe oder Weitergabe. Legen Sie diese Kopie, wenn Sie möchten, neben der Originaldatei ab, aber nie an ihrer Stelle.

Ausgangsrechnungen: auch Ihre eigene Datei sichern

Der kostenlose Generator dieser Website ist kein Rechnungsarchiv. Er erstellt die Datei für den Download, hält Ihre Rechnungen aber nicht für die Aufbewahrungsfrist vor. Speichern Sie deshalb die heruntergeladene ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML unverändert in Ihrer eigenen Ablage, und zwar genau die Datei, die Sie an den Kunden versenden. Erzeugen Sie für eine bereits versendete Rechnung später keine neue Datei als Ersatz: Eine erneut erzeugte Datei ist nicht automatisch inhaltlich identisch mit der versendeten.

So organisieren Sie die Ablage

Für Zwecke der Umsatzsteuer liegt nach den BMF-FAQ (Frage 13) allein wegen einer Speicherung und Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts vor. Für die Buchführung insgesamt verweist das BMF ergänzend auf die GoBD. Das ist keine pauschale Freigabe für eine einfache Ordnerablage: Nach GoBD Rz. 110 erfüllt ein Dateisystem die Unveränderbarkeit regelmäßig erst mit zusätzlichen Maßnahmen. Prüfen Sie für Ihren Ablauf insbesondere diese Punkte:

1. Originaldatei sofort sichern: Den E-Mail-Anhang oder Download unverändert speichern, ohne den Dateiinhalt zu bearbeiten oder durch eine andere Darstellung zu ersetzen. Ein aussagekräftiger Dateiname darf die Zuordnung erleichtern; der Inhalt bleibt unverändert.
2. Eindeutig zuordnen: Einen festen Ordner pro Jahr und Richtung (Eingang, Ausgang) verwenden und jede Datei über Rechnungsnummer, Datum und Geschäftspartner auffindbar machen, etwa durch ein Verzeichnis oder die Verknüpfung mit dem Buchungssatz.
3. Vor Änderung schützen: Schreibrechte begrenzen und Änderungen protokollieren oder ausschließen. Nachträgliche Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen; auch die Änderung muss nachvollziehbar bleiben (GoBD Rz. 111). Eine Sicherungskopie allein schützt nicht vor unbemerktem Überschreiben.
4. Sichern: Regelmäßige Datensicherungen an einem zweiten Ort einrichten und gelegentlich prüfen, ob sich ältere Dateien noch öffnen lassen.
5. Ablauf beschreiben: Nachvollziehbar festhalten, wer Rechnungen empfängt, wo sie abgelegt werden, wer Zugriff hat und wie Sicherung und Änderungen behandelt werden. Umfang und Detailtiefe richten sich nach Ihrem Verfahren. Die GoBD verlangen für DV-gestützte Buchführungssysteme eine solche Verfahrensdokumentation.
6. Lesbarkeit erhalten: Sicherstellen, dass Sie XML-Dateien während der gesamten Frist lesbar machen können, zum Beispiel mit einem Viewer.

Ob Ihr konkreter Ablauf den Anforderungen der GoBD genügt, hängt vom Umfang Ihrer Buchführung und den eingesetzten Programmen ab. Arbeiten Sie mit einem Steuerbüro oder einer Buchhaltungssoftware, stimmen Sie die Ablage dort ab.

Wo dürfen E-Rechnungen gespeichert werden?

Nach § 14b Abs. 2 UStG bewahrt ein im Inland ansässiger Unternehmer Rechnungen grundsätzlich im Inland auf. Elektronisch aufbewahrte Rechnungen dürfen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet gespeichert werden, wenn eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet ist. Bewahren Sie Rechnungen außerhalb des Inlands auf, teilen Sie dem Finanzamt den Aufbewahrungsort mit. Das ist zum Beispiel bei Cloud-Speichern relevant, deren Rechenzentren im EU-Ausland liegen.

Zusammenhang mit Empfang und Prüfung

Sichern Sie die Originaldatei bereits beim Empfang und prüfen Sie die Rechnung anhand dieser Datei. Die Checkliste für Eingangsrechnungen führt Sie durch die technischen und inhaltlichen Prüfschritte vor Buchung und Zahlung. Wie Sie eine E-Rechnung erkennen und ohne Software öffnen, erklärt der Ratgeber E-Rechnung empfangen und öffnen. Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, steht im Ratgeber Pflichtangaben nach § 14 UStG. Wird eine Rechnung später berichtigt, bewahren Sie die ursprüngliche Rechnung und das Korrekturdokument auf; mehr dazu im Ratgeber Rechnung korrigieren oder stornieren.

Quellen und Stand

Geprüft am 10. November 2026: § 14b Abs. 1 und 2 UStG, § 14 Abs. 3 UStG, § 147 Abs. 1, 2, 3 und 6 AO, BMF-FAQ zur E-Rechnung (Fragen 12a und 13) sowie BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 zur 2. Änderung der GoBD (BStBl I S. 1502), insbesondere Randziffern 103, 110, 111, 118, 125, 127, 131 und 151 bis 155. Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung.