Eingangsrechnung prüfen: Checkliste vor Buchung und Zahlung

Eine E-Rechnung ist eingegangen, und bevor Sie sie verbuchen oder bezahlen, wollen Sie sicher sein, dass alles stimmt. Diese Checkliste ordnet die Prüfschritte für Empfänger in eine sinnvolle Reihenfolge: zuerst die Originaldatei sichern, dann die Datei technisch lesen, danach Inhalt und Zahlungsangaben prüfen und Abweichungen mit dem Aussteller klären. Grundlage sind die BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand: Oktober 2026) sowie § 14, § 14b und § 15 UStG. Die Reihenfolge ist eine praktische Empfehlung, keine gesetzlich vorgeschriebene Prüfroutine.

Technische und inhaltliche Prüfung unterscheiden

Bei einer E-Rechnung gibt es zwei verschiedene Fragen. Die technische Frage lautet: Ist die Datei eine lesbare strukturierte Rechnung im erwarteten Format? Die inhaltliche Frage lautet: Stimmen Leistung, Beträge, Steuer und Zahlungsangaben, und enthält die Rechnung die Angaben, die Sie für Buchung und Vorsteuerabzug brauchen? Ein Viewer oder ein Strukturcheck beantwortet nur einen Teil der ersten Frage. Die zweite Frage können nur Sie anhand Ihrer Bestellung, Ihres Vertrags und Ihrer Lieferantendaten beantworten.

Schritt 1: Originaldatei unverändert sichern

Speichern Sie die erhaltene Datei so, wie sie angekommen ist: die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF, nicht nur einen Ausdruck. Nach § 14b Abs. 1 UStG bewahren Sie empfangene Rechnungen grundsätzlich acht Jahre auf. Bei einer E-Rechnung muss nach den BMF-FAQ (Frage 13) zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Ein PDF der Viewer-Ansicht ist eine Lesehilfe und ersetzt die Originaldatei nicht. Sichern Sie die Datei deshalb vor allen weiteren Schritten und bearbeiten Sie ihren Inhalt nicht. Ein aussagekräftiger Dateiname darf die Zuordnung erleichtern; der Dateiinhalt bleibt unverändert. Wie Sie die Ablage und den Schutz vor Änderungen organisieren, erklärt der Ratgeber E-Rechnungen richtig archivieren.

Schritt 2: Ist es überhaupt eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF ohne eingebettete XML-Daten ist eine sonstige Rechnung. Woran Sie XRechnung, ZUGFeRD und einfache PDFs erkennen, erklärt der Ratgeber E-Rechnung empfangen und öffnen.

Haben Sie statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung erhalten, obwohl der Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet war, ist das nach den BMF-FAQ (Frage 12b) keine ordnungsmäßige Rechnung im Sinne der §§ 14, 14a UStG. Während der Übergangsfristen dürfen viele Aussteller aber noch sonstige Rechnungen verwenden. Welche Folgen das für den Vorsteuerabzug hat und welche Nachweise in Betracht kommen, steht im Ratgeber Rechnung korrigieren oder stornieren. Die Fristen selbst erklärt der Ratgeber Fristen 2027 und 2028.

Schritt 3: Die strukturierten Daten lesen

Öffnen Sie die Datei im XRechnung-Viewer. Er zeigt Rechnungssteller, Empfänger, Positionen, Steuerbeträge und Zahlungsangaben als lesbare Rechnung, und die Datei bleibt dabei in Ihrem Browser. Bei einem ZUGFeRD-PDF ist dieser Schritt besonders wichtig: Nach den BMF-FAQ (Frage 12a) sind bei hybriden Formaten die Daten im strukturierten Teil maßgebend, nicht die PDF-Ansicht. Vergleichen Sie deshalb Beträge, Steuersätze und Bankverbindung in der Viewer-Ansicht mit dem sichtbaren PDF.

Zusätzlich können Sie den begrenzten Strukturcheck ohne Upload nutzen. Er prüft, ob die Datei lesbar ist und ob acht ausgewählte Angaben vorhanden sind. Das ist keine vollständige EN16931-, XRechnung- oder KoSIT-Validierung, keine Echtheitsprüfung und keine steuerliche Prüfung. Ein unauffälliges Ergebnis bedeutet deshalb nicht, dass die Rechnung inhaltlich richtig oder echt ist.

Schritt 4: Inhalt mit Bestellung und Leistung abgleichen

Für den Vorsteuerabzug setzt § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG voraus, dass Sie eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzen. Prüfen Sie deshalb die strukturierten Daten auf die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Eine Übersicht mit Muster bietet der Ratgeber Pflichtangaben nach § 14 UStG. Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten die vereinfachten Angaben der Kleinbetragsrechnung.

Darüber hinaus lohnt sich ein Abgleich mit Ihren eigenen Unterlagen:

• Sind Sie der richtige Rechnungsempfänger, mit korrektem Namen und korrekter Anschrift?
• Passen Leistung, Menge und Preise zu Bestellung, Vertrag oder Lieferschein, und wurde die Leistung tatsächlich erbracht?
• Stimmen Leistungszeitpunkt, Steuersatz und Steuerbetrag zu dem, was vereinbart und geliefert wurde?
• Ist die Rechnungsnummer neu, oder haben Sie dieselbe Rechnung bereits erhalten, etwa einmal als PDF und einmal als XML?
• Passen Zahlungsziel und eventuelle Skontobedingungen zur Vereinbarung?

Schritt 5: Zahlungsangaben gesondert prüfen

Die Bankverbindung verdient einen eigenen Blick, denn eine geänderte IBAN wird in einer Rechnung leicht übersehen. Vergleichen Sie Kontoinhaber und IBAN mit den Daten, die Sie für diesen Lieferanten bereits gespeichert haben. Weicht die Bankverbindung ab, empfiehlt es sich, die Änderung über einen Ihnen bereits bekannten Kontaktweg beim Lieferanten zu bestätigen, also nicht über eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse aus derselben Rechnung oder Nachricht. Bei einem ZUGFeRD-PDF sollten die Bankdaten im PDF und im XML übereinstimmen; maßgebend ist der XML-Teil.

Weder unser Viewer noch der Strukturcheck erkennt gefälschte Rechnungen oder manipulierte Bankverbindungen. Sie zeigen nur an, was in der Datei steht.

Schritt 6: Abweichungen beim Aussteller klären

Stellen Sie einen Fehler fest, ändern Sie die erhaltene E-Rechnung nicht selbst. Die Berichtigung ist nach § 31 Abs. 5 UStDV Sache des Rechnungsausstellers: Bitten Sie ihn um ein Berichtigungsdokument mit spezifischem und eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Nach den BMF-FAQ (Frage 12c) haben Sie als Leistungsempfänger außerdem einen zivilrechtlichen Anspruch auf Erhalt einer E-Rechnung. Wie Korrekturen und Stornos ablaufen, erklärt der Ratgeber Rechnung korrigieren oder stornieren.

Halten Sie fest, was Sie geklärt haben, und bewahren Sie sowohl die ursprüngliche Datei als auch das Berichtigungsdokument auf. Bei steuerlichen Zweifelsfällen, etwa zum Vorsteuerabzug, hilft Ihre steuerliche Beratung.

Die Checkliste auf einen Blick

1. Originaldatei (XML oder ZUGFeRD-PDF) unverändert sichern.
2. Feststellen, ob eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung vorliegt.
3. Strukturierte Daten im Viewer lesen; bei ZUGFeRD PDF und XML vergleichen.
4. Pflichtangaben, Leistung, Beträge und Steuer mit Bestellung und Lieferung abgleichen.
5. Bankverbindung mit den gespeicherten Lieferantendaten vergleichen und Änderungen über einen bekannten Kontaktweg bestätigen.
6. Abweichungen beim Aussteller klären und erst danach buchen und zahlen.

Quellen und Stand

Geprüft am 10. November 2026: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026 (Fragen 12a, 12b, 12c und 13), § 14 Abs. 1 und Abs. 4 UStG, § 14b Abs. 1 UStG, § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG und § 31 Abs. 5 UStDV. Die Angaben ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls. Wenn Sie selbst Rechnungen schreiben, hilft der Ratgeber E-Rechnung vor dem Versand prüfen.