Rechnung korrigieren oder stornieren: Regeln und E-Rechnung

Eine Rechnung ist verschickt, und dann fällt auf: Die Anschrift stimmt nicht, die Menge ist falsch oder die Umsatzsteuer wurde zu hoch ausgewiesen. Dieser Ratgeber erklärt, wann und wie Sie eine Rechnung berichtigen, was ein Storno in der Praxis bedeutet, wie sich ein falscher Steuerausweis auswirkt und was gilt, wenn die ursprüngliche Rechnung eine E-Rechnung war, und was Sie als Empfänger einer fehlerhaften Rechnung tun können. Grundlage sind § 31 Abs. 5 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), § 14c UStG, § 17 UStG sowie das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 und die BMF-FAQ zur E-Rechnung.

Wann eine Rechnung berichtigt werden kann

Nach § 31 Abs. 5 Satz 1 UStDV kann eine Rechnung berichtigt werden, wenn

1. sie nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a UStG enthält oder
2. Angaben in der Rechnung unzutreffend sind.

Typische Fälle sind ein fehlender Leistungszeitpunkt, eine falsche Anschrift des Kunden, eine vergessene Steuernummer, eine zu ungenaue Leistungsbeschreibung oder ein falscher Betrag. Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, erklärt der Ratgeber Pflichtangaben nach § 14 UStG mit Muster.

Was das Berichtigungsdokument enthalten muss

§ 31 Abs. 5 Satz 2 UStDV verlangt nicht, dass Sie die ganze Rechnung neu schreiben. Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument übermittelt werden, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezogen ist. Nach Satz 3 gelten für dieses Dokument die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 UStG.

In der Praxis stellen Sie den Bezug her, indem Sie die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum der ursprünglichen Rechnung nennen. In der Regel stellt der Rechnungsaussteller das Dokument aus. Eine stillschweigend geänderte Kopie in Ihrer eigenen Ablage ist keine Berichtigung, denn der Empfänger muss die korrigierten Angaben erhalten.

Berichtigung, Storno und neue Rechnung

In der Praxis haben sich mehrere Wege eingebürgert. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 nennt in Randnummer 20 als gebräuchliche Berichtigungsvorgänge die ersetzende Berichtigung, die kumulierende Berichtigung und die kaufmännische Gutschrift:

Entscheidend ist nach Randnummer 21 des BMF-Schreibens, dass sich in der Gesamtschau von ursprünglicher Rechnung und Rechnungsberichtigungen die letztlich tatsächlich zu berücksichtigenden Rechnungsangaben klar und eindeutig ergeben, zum Beispiel die tatsächliche Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.

Der Begriff „Storno“ steht weder in § 14 UStG noch in § 31 UStDV. Gemeint ist meist ein Dokument, das die ursprüngliche Rechnung mit umgekehrten Beträgen aufhebt. Ein Storno ersetzt die Berichtigung nicht automatisch: Wird die Leistung trotzdem erbracht, braucht der Kunde eine zutreffende Rechnung.

Gutschrift ist nicht gleich Gutschrift

Das Umsatzsteuergesetz verwendet den Begriff „Gutschrift“ in einem engeren Sinn als der Sprachgebrauch. Nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG ist eine Gutschrift eine Rechnung, die der Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung für die Leistung des Unternehmers ausstellt. Sie muss nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG die Angabe „Gutschrift“ enthalten. Die kaufmännische Gutschrift des Rechnungsausstellers aus der Tabelle oben ist etwas anderes. Damit beim Empfänger keine Verwechslung entsteht, bietet es sich an, ein Korrekturdokument des Ausstellers zum Beispiel als „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“ zu bezeichnen.

Bei E-Rechnungen kann die Berichtigung oder Ergänzung nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 (neuer Satz 7 in Abschnitt 14.11 Abs. 2 UStAE) auch in Form einer Gutschrift durch den Leistungsempfänger erfolgen, wenn das vorher vereinbart wurde und die Gutschrift spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt.

Zu viel oder unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer

Für einen falschen Steuerausweis regelt § 14c UStG zwei Fälle:

• Unrichtiger Steuerausweis (§ 14c Abs. 1 UStG): Wer einen höheren Steuerbetrag ausweist, als er schuldet, zum Beispiel 19 % statt 7 %, schuldet auch den Mehrbetrag. Berichtigt er den Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger, ist § 17 Abs. 1 UStG entsprechend anzuwenden.
• Unberechtigter Steuerausweis (§ 14c Abs. 2 UStG): Wer Umsatzsteuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag. Das betrifft zum Beispiel Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die versehentlich Umsatzsteuer auf die Rechnung schreiben. Berichtigt werden kann der Betrag erst, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, also der Empfänger keine Vorsteuer abgezogen oder sie an das Finanzamt zurückgezahlt hat. Die Berichtigung ist beim Finanzamt gesondert schriftlich zu beantragen und erfolgt nach dessen Zustimmung.

Was Kleinunternehmer auf ihre Rechnungen schreiben sollten, steht im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer und Freiberufler.

Nachträgliche Rabatte, Rücksendungen und Ausfälle

Nicht jede spätere Änderung ist ein Rechnungsfehler. Ändert sich nach der Leistung die Bemessungsgrundlage, etwa durch einen nachträglich gewährten Preisnachlass, so gilt § 17 Abs. 1 UStG: Der leistende Unternehmer berichtigt die geschuldete Steuer, der Kunde seinen Vorsteuerabzug. Nach § 17 Abs. 2 UStG gilt das sinngemäß unter anderem, wenn das Entgelt uneinbringlich geworden ist (Nr. 1) oder eine Lieferung oder Leistung rückgängig gemacht wurde (Nr. 3), etwa bei einer Rücksendung. Die Berichtigungen sind nach § 17 Abs. 1 Satz 8 UStG für den Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in dem die Änderung eingetreten ist.

Werden die Entgelte für unterschiedlich besteuerte Leistungen eines Zeitabschnitts gemeinsam geändert, zum Beispiel durch einen Jahresbonus, muss der Unternehmer dem Kunden nach § 17 Abs. 4 UStG einen Beleg erteilen, aus dem die Verteilung auf die unterschiedlich besteuerten Umsätze hervorgeht. War eine Entgeltminderung bereits vor Ausstellung der Rechnung vereinbart und ändert sich diese Vereinbarung später, ist es nach Randnummer 16 des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2026 nicht erforderlich, die Rechnung zu berichtigen.

Korrektur einer E-Rechnung

Seit 2025 gilt für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die Pflicht zur E-Rechnung, mit Übergangsfristen bis Ende 2027 (siehe E-Rechnungspflicht: Fristen 2027 und 2028). Für die Berichtigung bedeutet das nach Randnummer 20 des BMF-Schreibens und Frage 7b der BMF-FAQ:

• Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, muss auch die Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV als E-Rechnung erfolgen, unter Verwendung des Rechnungstyps für eine Berichtigung.
• Es ist zulässig, einzelne Positionen in einer folgenden E-Rechnung zu berichtigen, solange sich das Berichtigungsdokument spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche E-Rechnung bezieht.
• Während der Übergangsfristen kann eine Berichtigung weiterhin auch ohne E-Rechnung vorgenommen werden.
• Welcher Rechnungstyp für welchen Berichtigungsvorgang zu verwenden ist, ist laut BMF technisch noch nicht festgelegt. Derzeit kann jede in der Praxis taugliche Art der Rechnungskorrektur in einer E-Rechnung mit einem tauglichen Rechnungstyp übermittelt werden.

Technisch kennt die Norm EN 16931, auf der XRechnung und ZUGFeRD beruhen, für den Rechnungstyp unter anderem die Codes 380 (Rechnung), 381 (Rechnungskorrektur, englisch Credit Note) und 384 (Korrekturrechnung). Den Bezug auf die ursprüngliche Rechnung tragen die Felder BT-25 (Nummer der vorausgegangenen Rechnung) und BT-26 (deren Ausstellungsdatum). Ob Ihr Kunde einen bestimmten Code erwartet, klären Sie am besten vorher mit ihm.

Kassenbeleg oder PDF nachträglich durch eine E-Rechnung ersetzen

Ein Sonderfall der Berichtigung betrifft Rechnungen im falschen Format. Nach Frage 10 der BMF-FAQ kann zum Beispiel vor Ort zunächst ein Kassenbeleg ausgestellt werden, der nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Nach Frage 12b muss diese E-Rechnung durch eine spezifische und eindeutige Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung zum Ausdruck bringen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Eine solche Berichtigung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Ausstellung der ursprünglichen Rechnung zurück.

Fehlerhafte Rechnung erhalten: Was Empfänger tun können

Die Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV ist Sache des Rechnungsausstellers. Als Empfänger ändern Sie eine erhaltene E-Rechnung deshalb nicht selbst, sondern bitten den Aussteller um ein Berichtigungsdokument mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Eine Ausnahme ist die oben beschriebene Gutschrift des Leistungsempfängers, die vorher vereinbart sein muss.

Besonders wichtig ist die Frage für den Vorsteuerabzug, wenn Sie statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung erhalten, etwa ein PDF ohne strukturierte Daten. Nach Frage 12b der BMF-FAQ gilt:

• War der Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet, ist eine sonstige Rechnung keine ordnungsmäßige Rechnung im Sinne der §§ 14, 14a UStG und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug.
• Der Aussteller kann die sonstige Rechnung berichtigen, indem er nachträglich eine E-Rechnung mit spezifischer und eindeutiger Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung ausstellt. Die Berichtigung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück.
• Ohne eine solche Berichtigung können die Angaben der sonstigen Rechnung als sogenannter Objektivnachweis berücksichtigt werden. Unter Anlegung eines strengen Maßstabes kann ein Vorsteuerabzug dann möglich sein, wenn die Finanzverwaltung über sämtliche Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen zu prüfen.
• Allein wegen des falschen Formats wird der Vorsteuerabzug nicht beanstandet, wenn Sie anhand der Ihnen vorliegenden Informationen davon ausgehen konnten, dass der Aussteller die Übergangsregelungen nutzen durfte. Über die Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns hinaus müssen Sie nicht recherchieren; bekannte Fakten wie der Vorjahresumsatz mit diesem Aussteller oder dessen Größe sind aber zu berücksichtigen.

Nach Frage 12c der BMF-FAQ haben Sie als Leistungsempfänger zudem einen zivilrechtlichen Anspruch auf Erhalt einer E-Rechnung. Ob eine erhaltene Datei überhaupt eine E-Rechnung ist, erkennen Sie mit dem Ratgeber E-Rechnung empfangen und öffnen.

Korrekturen mit diesem Generator

Der kostenlose Generator bietet neben der normalen Rechnung (380) eine korrigierte Rechnung (384) mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer (BT-25) und deren Datum (BT-26). Beide Bezugsfelder sind in diesem Tool Pflicht. Der Bezug und die Rechnungsart erscheinen in der XRechnung (CII) und im ZUGFeRD-PDF samt eingebettetem XML. Geben Sie die vollständigen korrigierten Positionen ein: Der Generator verrechnet keine früheren Rechnungen oder Zahlungen und ändert keine Vorzeichen automatisch. Credit Notes (381), automatische Stornos und Differenzabrechnungen werden nicht unterstützt. Prüfen Sie mit Ihrem Empfänger, ob dieser Korrekturweg zu Ihrem Fall passt. Technische Grundlage: Bundes-FAQ zu Rechnungskorrekturen (384 und BG-3).

Was Sie tun können: Erhaltene Korrekturen prüfen Sie im XRechnung-Viewer, der die Rechnungstypen 381 und 384 als Korrektur anzeigt. Wenn Sie nach einer Stornierung eine neue, vollständige Rechnung ausstellen, können Sie eine bestehende XRechnung oder ZUGFeRD-Datei als Rechnungsvorlage öffnen; Rechnungsnummer und Datum werden dabei neu gesetzt. Den Bezug auf die stornierte Rechnung müssen Sie dann selbst herstellen, zum Beispiel im Storno-Dokument. Wie Sie Nummern vergeben, erläutert der Ratgeber Rechnungsnummer: Regeln und Beispiele.

Quellen und Stand

Geprüft am 10. November 2026: § 31 Abs. 5 UStDV, § 14 Abs. 2 und Abs. 4 UStG, §§ 14c und 17 UStG, das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 (Randnummern 16, 20 und 21 sowie die Änderung von Abschnitt 14.11 Abs. 2 UStAE) und die BMF-FAQ zur E-Rechnung, Fragen 7b, 10, 12b und 12c. Die Angaben ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.